所要時間は1日10分！ToodledoとTaskChuteを使って「残業ゼロ」を1年以上実践する僕のタスク管理手法を紹介します

2017年5月18日

17314VIEWS

「残業ゼロを実践するサラリーマンはなぜ定時までに仕事を終わらせて帰ることができるのだろう？」。

あなたはきっとそう思って、この記事を読んでいるのではないでしょうか？

こんにちは！「残業ゼロ」サラリーマンの滝川です。

僕の残業ゼロの実践を支える大きな柱の一つは5年以上続けてるタスク管理の技術です。

僕がタスク管理を知ったきっかけは、長時間労働で仕事に追われていた時に読んだ佐々木正悟さんの「クラウド時代のタスク管理の技術」がきっかけです。

佐々木さんの本を読み、タスク管理のその合理的な考え方に強く共感し、それから独学で学び続けてきました。

これからこのブログで残業ゼロを実践するためのタスク管理手法を紹介していこうと思っていますが、今日はまず僕が日々どんなことをやっているか。導入として、僕のタスク管理手法を簡単に紹介したいと思います。

この記事は以下のような人に主に役立つと思います。

仕事（会社の業務）をメインにタスク管理をしたい人。
会社のセキュリティが厳しく、クラウドサービスを会社の端末で使えない人

それでは、早速説明に入りましょう。

全体概要

まず、僕のタスク管理システムの全体像を説明します。

僕の場合、仕事における全てのタスクをToodledoというクラウドのタスク管理ツールに入れています。つまり、Toodledoを開けば、全てのタスクを確認できる状態になっているわけです。

そしてToodledoから1日分のタスクだけを取り出し、TaskChuteという別のタスク管理ツールで今日やる「タスクリスト」を作っています。

以下のようなイメージです。今日やるタスクをリスト化しています。ちなみにTaskChuteはExcelで作られているツールです。詳しくはこちらから。簡単にいえば、全てのタスクから、今日一日やる分だけタスクを取り出し、取り組む順番にリスト化している。そんなシステムとなっています。以下のようなイメージです。

次に、もう少し具体的な1日の流れを説明していきます。

出勤前の自宅での作業（5分）

まず朝起きたら、PCを開きToodledoの画面を開きます。

Toodledoにはタスクの検索（サーチ）機能があり、事前に条件を設定をしておくことで、今日やる必要があるタスクのリストが自動的に作成されています。以下の画面は22日月曜日のタスクを検索機能で呼び出している画面です。

この時点では毎日やっているルーティンのタスクと、タスクの実行期日を22日月曜日に設定しているタスクがリスト化されているわけです。

このリストを見て、今日やる仕事量として適切かチェックします。また、必要に応じ、リストを修正します。

そうしてチェックが終わったら、タスクのリストを以下のようにコピーして、Gmailで会社のPCのメールアドレスに送ります。

ちなみにこの自宅での作業は5分もかかっていません。

会社に出勤してからの作業（5分）

会社に着いて、TaskChuteを起動します。

TaskChuteでも日付を入力すると、ルーティンのタスク（毎日やるタスク）は自動的に組み込まれているので、勝手にリストがある程度作られています。

朝自宅から会社のメールに送った今日やるタスク（ルーティンのタスク以外のタスクですね）を、TaskChuteに追加します。

まず行を追加して、

（メールで送った）Toodledoで作成したタスクのリストをTaskChuteにコピペして貼り付けます。

タスクの見積もり時間など、必要な箇所を入力して、

タスクを並び替えて、タスクリストが完成します。

この作業も5分程度で完了します。

後はタスクリストに沿って、上から順番にタスクをこなしていくだけ

こうしてタスクリストを作ってしまえば、あとは上から順番にタスクリスト通り仕事をこなしていきます。

TaskChuteでは、画面の右上に予定終了時刻が表示されますので、17時までに仕事が終わるように適宜チェックし、必要に応じタスクリストを修正し、17時には仕事を終えて退社します。

いかがでしたでしょうか。ざっくりと、イメージは掴めましたか？

よくわからなかった方も、安心してください。細かい点はこれから少しずつ、じっくり説明していきます。

今日はこの辺にしておきましょう。それでは！

投稿者プロフィール

滝川徹: 東証一部上場の金融機関で「残業ゼロ」を2016年4月から実践しています。セミナー講師。シゴタノ！主宰のワークショップの非常勤講師も務めています。詳しくはこちら

最新の投稿

残業ゼロ実践例

タスク管理手法

こちらの記事もどうぞ