せっかく仕事を仕上げたのに、上司やクライアントからいつもやり直しをくらってしまい、「時間がない！」と悩んでいませんか？
こんにちは！「残業ゼロ」サラリーマンの滝川です。
あなたの気持ち、よくわかります。昔は僕も一生懸命仕上げた仕事を上司からよく「やり直し」を命じられていました。
今思えば早い段階で上司の意向を確認したりすればよかったのですが、「一人でなんとかしなければいけない」と勝手に思いこみ、上司の意向と違った形で仕事を仕上げてしまうことがよくありました。
もしあなたがこういった問題で悩んでいるなら、その悩みを解決するコツを教えましょう。
それは早い段階で上司やクライアントの意向を確認することです。そしてその後も進捗の都度、同様に意向を確認しながら仕上げていくことなのです。
今日は先日もご紹介した書籍「あなたの一日は27時間になる。」から、この解決策を深堀して提案したいと思います。
準備はいいですか？
それでは早速まいりましょう。
どんなに一所懸命仕事を仕上げても、上司やクライアントが満足しなければ意味がない
まずは「あなたの一日は27時間になる。」の以下の文を読んでいただきたいと思います。
仕事とは、社内・社外問わず相手との「キャッチボール」で成り立っています。「これで相手も納得してくれるに違いない！」と納品や回答、書類作成をしても、意図が違っていたり、自己満足だったりする場合が往々にしてあります。
読んでみて、どうですか？「あるある！」と思いませんでしたか？
冒頭にも書きましたが、昔の僕はまさにこんな感じでした。自分としては一生懸命仕上げたつもりなのですが、結果的に上司やクライアントの意向とマッチしない仕事を納めてしまう。
その結果、当然やり直しをくらうわけです。
上司やクライアントから「コイツ何やってんだ」と思われる。一生懸命取り組んだことも、全く評価されません。
仕事は結果（内容）が大事だからです。そして時間も大幅にロスをする。この仕事のスタイルでは、残業ゼロなど実現できるわけがありませんでした。
１つ目のコツ:仕事受注直後に仕事のゴールイメージをすりあわせる
ではどうしたら、やり直しをくらわずにスムーズに仕事を進めていくことができるのか。著者の木村さんは以下のように提案しています。
6〜8割くらい仕上げた段階でまずはボールを投げてみましょう。この「第一球」、早ければ早いほど、相手は喜んでくれます。打ち合わせ直後から「こんな感じでどうでしょうか？」と相談や報告をしたり、アウトラインを提示したりしましょう。
どうですか？この中で特に重要なのは、打ち合わせ直後の「こんな感じでどうでしょうか？」なのです。
なぜでしょうか？それは受注した仕事は上司やクライアントのためにやるものだからです。
仕事を最速で終わらせるコツは、仕事の目的を考えることです。そして上司やクライアントに仕事を納める場合、上司やクライアントの満足する仕事を提供することが目的（ゴール）になります。
とすれば、僕達がまずやらなければならないことは、ゴールを上司やクライアントとはじめに仕事の出来姿（ゴール）を大まかにでも共有することなのです。
ゴールを共有もせずに仕事をはじめることは、集合場所を決めずに「旅行先で現地でおちあおう」と言ってるのと同じなのです。そうならないように「ハワイ（ゴール）に一緒にいくんだよね？」と確認しなければなりません。
事前に仕事のゴールイメージを共有する4つのメリット
例えばある長期のプロジェクトを上司から任されたとします。
そんな時、僕なら仕事の流れを箇条書きで書いた上で、「こんな流れで進めますけどいいですか？」とスケジュールとともに上司に確認するようにしています。
- 課内調整をはじめに行い、部内の決済をとる
- 関係部署に情報共有する
- 課内で◯◯のように役割分担を行う
- ◯月◯日に関係者にリマインドする
- ◯月◯日までに報告書をまとめる
こうして全体の作業工程を上司と共有することは、以下の4つのメリットが生じるのです。
- 組織内で役割分担をした時、事前に上司に承認をもらっておけば、スムーズに決められる。
- スケジュールも事前に共有しているので、スケジュール通り進めてさえいれば「遅い」と言われることもない。
- 上司から仕事の進め方で不満を持たれることがない。
- 上司に安心感を与えることができる。
2つ目のコツ:仕事の完成前の6〜8割でもう一度共有する
そしてもう一つアドバイスするとしたら。
木村さんが提案してるように、仕事の完成前の6〜8割くらいで一度上司やクライアントに「こんな感じで進めてるのですが、どうですか？」と聞くようにしましょう。
そこでもう一度上司やクライアントとすりあわせをすることで、軌道を調整するのです。ここで先方とイメージが違っていれば、軌道修正も簡単にできます。
完成品を上司やクライアントに届ける時は、かなり先方が求めているものと近くなった形で提供できるはずです。やり直しされることも、まずないでしょう。
双方がハッピーという結末を迎えることができるのです。
そう。この一手間が、仕事を最短ルートで進めるコツなのです。
まとめ
ということで、簡単にまとめます。
上司やクライアントから仕事を受注したら、とにかく進め方、方向性をはじめにすりあわせるようにしましょう。
なぜなら、受注した仕事とは、上司やクライアントのためにやるものだからです。彼らの意向に沿わない自己満足の仕事を提供しても何もメリットはありません。
はじめにすりあわせをし、完成前の6〜8割の段階で共有して、軌道を微修正しながら完成させていくとスムーズに仕事を完成させることができます。
仕事の効率がグッと上がると思いますよ。是非試してみてください。
仕事の効率についてさらに学びたい方はこちらの記事もよかったら読んでくださいね。
また、今日ご紹介した本も読んでおくことをオススメします。
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今日はこの辺にしておきましょう。それでは、また！
投稿者プロフィール
- 東証一部上場の金融機関で「残業ゼロ」を2016年4月から実践しています。セミナー講師。シゴタノ！主宰のワークショップの非常勤講師も務めています。詳しくはこちら
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