仕事を効率化したいけど、何からどうやっていいかわからない。そんな悩みを抱えていませんか？

こんにちは！「残業ゼロ」サラリーマンの滝川です。

あなたの気持ち、よくわかります。僕は東証一部上場の大手金融機関に勤めているのですが、以前は朝7時から21時まで働いていた時期もありました。

当時から仕事の効率化を考え、仕事以外の時間はビジネス本を読み漁っていました。しかし現実には、なかなか労働時間を減らすことができませんでした。

しかし、それから偶然「タスク管理」という概念に出会い、僕の人生は少しずつ変わりはじめました。

タスク管理のおかげで少しずつ労働時間を減らしていくことができ、まず朝7時からの前業をやめました。そして2016年4月からは「残業ゼロ」を実践するようになったのです。

2017年4月にはシゴタノ！のタスクカフェに「残業ゼロのタスクシュート入門」というテーマで登壇しました。以後、タスクカフェでは非常勤講師をつとめています。

残業ゼロのタスクシュート入門についてこちらです↓

• タスクシュートで「残業ゼロ」を実現するための考え方とは？ | シゴタノ！

自分自身の経験からふりかえると、仕事の効率化には発想の転換が必要となります。そこで今日は昔の僕が知りたかった効率化のエッセンスを厳選し、7つの切り口で紹介したいと思います。準備はいいですか？

それでは早速まいりましょう。

長期的視点で仕事を捉える

仕事の効率がよい人は、長期的視点で仕事を捉えられる人です。

たとえば上司から新しい仕事を依頼されるとします。あなたは仕事の依頼を受けて、何も考えずその場でその仕事に着手していたりしませんか？

効率がよい人と悪い人の違いはここにあらわれます。効率がよい人は、すぐその場で仕事に着手したりしません。

上司に「いつまでに仕上げたらいいですか？」と期限を確認したうえで、緊急でなければ明日以降にその仕事に取り組むようにしています。それは効率がいい人が、今日中にやらなければいけない仕事を片づけることに集中しているからです。

こうした突発の仕事に即座に取り組むデメリットについて、仕事術の名著「仕事に追われない仕事術」では以下のように書かれています。

「今日やろう 」と決めた仕事がその日に終わらないのはなぜでしょうか ？一番の原因は 「邪魔が入ること 」つまり 、突発の仕事が予定に入り込むからです 。（中略）突発の仕事の発生源は 、クライアント 、上司 、部下 、同僚 （そして 、あなた自身 ）と無限にあります 。そして 、突発事象には 、誰もが当たり前のように即座に対応します 。これは 〝衝動の脳 〟が突発事象に反応するようになっているからです 。

仕事で大切なのは、デッドライン（仕事の期限）を意識して、仕事全体を長期的視点で考えることです。

仕事の効率がいい人とは、今目の前の仕事に取り組んだら、他の今日やらなければならない仕事はどうなるのか。冷静に考え、優先順位をつけることができる人なのです。

彼らは本当に今日中にやらなければならない仕事を集中しているので、残業をせずに定時に帰ることができるのです。

達成したいゴールを具体的にイメージする

仕事の効率がいい人は「この仕事のゴールはなんなのか」を具体的にイメージできる人です。

たとえば上司から会議の議事録の作成を求められたとしましょう。効率がいい人は、まずこの議事録を作る「目的」から考えます。このケースでいえば、議事録を上司が「なんのために」自分に命じたかを考えるのです。

もし上司が会議の内容を知るためということであれば、ある程度わかりやすく書くべきでしょう。しかし、議事録の作成自体が目的というケースも当然あるわけです。

上司は議事録が形式的に作成するのをチェックするだけで、中身をチェックすることはほとんどない。そういうケースに議事録作成に一生懸命時間をかけるのはもったいない。効率がいい人は、そのように考え、こうした時には上手に手を抜いて議事録を作成するのです。

クライアント、上司などから仕事を与えられた時、大切なのは「何のためにその仕事をやるのか」を考え、その仕事の合格点を見極めることなのです。

また、効率がよい人は社内向けの文書に必要以上に時間をかけません。要点をまとめてわかりやすく伝えることが仕事の「目的」であって、キレイな文書を作ることが目的ではないと理解しているからです。

トリンプ ・インタ ーナショナル ・ジャパンの社長在任中に 社員の残業をゼロにして19期連続で増収増益を果たした吉越浩一郎さんも著書「仕事が速くなるプロの整理術」で以下のように述べています。

上司などへの説明に使う社内文書の作成に時間をかけることほどムダなことはありません 。重要な取引を勝ち取るためのプレゼンテ ーション資料を作るかのように 、パワ ーポイントを使って体裁を整えた資料を作成する人も多いようですが 、私はそれを全く評価しませんでした 。社内文書は 、要点さえ記されていれば 、それだけで十分です。

こうして合格点を見極め仕事をするようになれば、今まで60分かかっていた議事録作成という仕事も、20分で終えられるようになります。

少し意識を変えるだけで、仕事の効率が数倍上げることができるのです。

平日夜に予定を入れて強制的に締め切りを作り出す

仕事の効率がいい人は平日仕事後に予定をいれて帰る時間を決めています。

「今日は18時から飲み会だ」という日に、信じられないスピードで仕事を片づけた経験があなたにもきっとあるはずです。

こういった時は、「何時に会社をでなければいけない」と仕事を終える時間を決めているはずです。そうして退社時刻が決まっていることで、仕事の効率を最大限に高めることができます。

精神科医でもあり、「神・時間術」の著者の樺沢紫苑さんも同書で以下のように述べています。

アメリカ人は 、家族で一緒に食事をするために 「 ５時に帰る 」という話を序章でしました 。ここに 、アメリカ人の生産性の高さの秘密が隠されています 。 ５時までに仕事を終わらせる 、というのが絶対条件です 。それを達成するために 、彼らは午前中も午後も 、集中力を高めて必死に全力で仕事をします 。圧倒的に仕事の密度が濃いのです 。つまり 、アメリカ人は 、毎日 「制限時間 」を設けているのです 。日本人は 、 「仕事が終わらなければ 、残業すればいいや 」と最初から思っているから 、いつまで経っても集中力が高まらず 、効率も上がらず 、無意識にだらだらと仕事をしてしまいます。

仕事の効率がいい人は、毎日帰る時間を自ら決めて、「制限時間」を設けているのです。その一つの手段として予定を先にいれたりしています。

あなたもまずは平日に予定を入れて「制限時間」を設けることからはじめてみてください。

午前中に嫌な仕事を終わらせる

仕事の効率がいい人は、嫌な仕事を午前中に終わらせる人です。

嫌な仕事を目の前にして、「午後、落ち着いた時に片付けよう」と思い、結局午後になってその仕事にとりかかれず、翌日に先送りしてしまった経験があなたにもあるのではないでしょうか。

ビジネス書のベストセラー作家であり、タスク管理の達人の佐々木正悟さんは著書「先送りせずにすぐやる人に変わる方法」で以下のように書いています。

心理学の見地から 、朝はとても貴重な時間だといえます 。睡眠直後で気力も体力もいちばん充実しているときです 。ですから 、朝は難しい仕事や 、なかなか手につかない仕事を始める最大のチャンスなのです 。

つまり、朝とりかかれない仕事を気力も体力も消耗した午後に取りかかれるのはほぼ不可能ということです。だからこそ、嫌な仕事は午前中に取りかかるのがいいのです。

嫌な仕事は先に片付けてしまえば、その後、目の前の仕事に集中することができます。午前中に嫌な仕事を片付けてしまうことで、結果的に仕事全体の効率が大きくUPするのです。

今日からあなたも嫌な仕事は午前中に片付ける習慣をつけてみてください。

会議の最後に次のアクションを決める

仕事の効率がいい人は、会議をうまく活用できる人です。

会議を開催したのはいいけど、けっきょく何も決まらず、その後のフォローもない。あなたもこんな会議にうんざりしたことは一度や二度ではないはずです。

仕事の効率がいい人は、会議で「誰が、何を、いつまでに」を決めることを意識しています。

先程ご紹介した吉越浩一郎さんも著書「仕事が速くなるプロの整理術」で以下のように述べています。

毎朝 ８時半にスタ ートする早朝会議は 、全国 ７カ所をテレビ会議システムで結び 、総勢 7 0人の社員が参加しました。（中略）そして必ず 、 「誰が 」 「何を 」 「いつまでに 」という ３点を決めて 、実行するように命じたのです 。「いつまでに 」に関して言うと 、原則は 「翌日 」です。担当者は、その日のうちに実行に移し、翌日の会議で報告しなければなりません。

効率がいい人はこうして会議後に仕事にデッドライン（締め切り）を設定することで、確実に次のアクションにつながるように工夫しているのです。

その結果、会議を開催した時間をムダにすることなく、次の仕事に確実に繋げることができるのです。

自分だけでがんばるのをやめる

仕事の効率がいい人は仕事を全部自分で引き受けようとせず、うまくまわりの人の助けを得られる人です。

彼らは一人一人、得意な仕事は異なることを知っています。だからこそ、同僚と役割分担して助け合うことこそ、チームとして成果をあげるために大切であることを理解しているのです。

マッキンゼーでコンサルタントとして25年働き、うち20年パートナーをつとめた山梨広一さんも著書「いい努力」で以下のように述べています。

自分ひとりで行動していても 、大きな仕事をすることはできない 。より大きな成果を生み出すには 、レバレッジを活用することが必要なのだ 。自分にはない能力 、資産 、視点 、ネットワ ーク 、経験などを人から借りて活用しよう 。

あなたはあなたが得意なことで組織に貢献すればいいのです。他の人が得意な仕事は他の人にお願いする。それが結果的に組織全体の生産性向上につながります。

人にお願いしては悪いという罪悪感を捨てて、自分が得意な仕事に集中するようにしましょう。

仕事を小分けにして、単純作業からはじめる

効率がいい人は仕事を分解して、単純作業からはじめる人です。

気が重い仕事にとりかかろうとして、つい先送りしてしまうことに悩んでいませんか？

効率がいい人は気が重い仕事をいくつかのタスクに分解して、着手しやすい単純作業に落としこんでから仕事をはじめます。

例えば「勉強会を開催する」という仕事に着手したいなら、以下のように仕事を分解します。

• 参加人数を決める
• 会議室を確保する
• テーマを決める
• レジメを作る
• 対象者にメールする

そして初日は「参加人数を決める」タスクのみ実行するのです。これならば先送りせずに取り組めそうな気がしませんか？

先程ご紹介したビジネス書のベストセラー作家であり、タスク管理の達人の佐々木正悟さんも著書「先送りせずにすぐやる人に変わる方法」で以下のように書いています。

すぐやれない人は 、イメ ージが漠然としています 。 「運動をする 」 「ダイエットをする 」 「貯金をする 」など 。これでは 、いつまでたっても動けません 。うまくいく秘訣は分解していくことです。（中略）「運動をする 」を分解すれば 、いまできることは 「どのジャ ージとシュ ーズを買うかをインタ ーネットで調べる 」ということになります 。これならすぐにできませんか ？

僕自身、60分以上のタスクは分解して取り組むようにしています。タスクを分解して単純作業から着手する習慣をあなたも是非つけてください。

つまらない仕事は断る

効率がいい人は自分がやりたくない仕事を断ることができる人です。

上司や同僚から仕事をどんどんお願いされて、自分がやりたい仕事が全然できない。忙しすぎて、自分自身が消耗している。そんなふうに日々感じていませんか？

僕自身も昔はそうだったからよくわかります。特に上司や先輩から依頼された仕事は原則全て引き受けていました。「大丈夫か？」と声をかけられても、「大丈夫です」とムリして仕事をこなしていました。

その結果、仕事に追われる毎日で、朝7時から21時まで働いていた時期がありました。それでも仕事は全く終わりませんでした。

当たり前のことではありますが、効率を上げる最も簡単な方法は「仕事を減らすこと」です。そして仕事を断らないと、仕事をこなすことで精一杯となり、仕事で成果を出すこともできなくなります。

仕事で成果を出せなくなると、がんばることでしか仕事で評価される方法がなくなります。そうすると、また仕事を断れなくなる。この負のスパイラルから抜け出すには、仕事を断る習慣をつけるしかないのです。

断ることの重要性については経済評論家の勝間和代さんも著者の「断る力」で以下のように述べています。

これまで 、私はさまざまな著書のなかで 、どうすれば私たちの仕事の生産性がアップするかをいろいろな観点から紹介してきました 。その中で 、最も大事なことをこれまで 、強調し切れていませんでした 。もう 、おわかりだと思いますが 、生産性を上げる最も重要で 、かつ効果的な秘訣とは 、「断る力 」をつけるということ 、これに尽きるのです 。

仕事の成果につながらないようなつまらない仕事は断り、自分がやりたい仕事や得意な仕事に注力するようにしましょう。

そうすることで仕事の効率を上げることもでき、かつ、仕事の成果もついてくるようになるのです。

さて、僕も実践している仕事の効率を上げる7つのコツをここまで書いてきました。いかがでしたか？

一つだけでもいいので、ためになったと思ったら実践してみてくださいね。

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あなたの健闘を祈っています。

今日はこの辺にしておきましょう。それでは、また！