仕事ややらなければならないことに忙殺されて、今年は自分がやりたいことに十分時間をつかえなかった‥。そんなあなたはは以下のような悩みを抱えていませんか？

• もっと働く時間を減らして、自由時間を増やしたい。
• 資格試験の勉強など、やりたいことがあるのについダラダラしてしまい、思うようにできない。
• 仕事やプライベートでやることが多すぎて、いつも頭がいっぱいでストレスを感じる。

その気持ち、よくわかります。僕は現在東証一部上場の大手金融機関に勤めていますが、数年前は朝7時に出社して21時に帰るという時期がありました。

当時は仕事に追われ、家に帰っても仕事のことで頭がいっぱい。資格試験の勉強をやらなければいけないと思っていても、他にやりたいことも多すぎてなかなか着手することもできませんでした。

また、当時から「人生を変えたい」とブログをはじめていましたが、膨大な仕事量に時間と気力を奪われ、ブログを更新することもほとんどできませんでした。

「僕の人生、このままでいいのだろうか？」と違和感を感じてはいたものの、どうしたらいいかわからず、ただ忙しく毎日を過ごしていたのです。

しかしある日「タスク管理」という概念に出会い、僕はようやくこの悲惨な状況から脱出することができました。結論から言うと、今の僕は同じ会社で「残業ゼロ」を実現しています。

それだけではありません。平日も家族と夕食を取れるようになり、毎日ブログを書けるようになりました。少なくとも週２回は散歩し、毎日大好きな映画や海外ドラマを楽しんでいます。

昨年には念願だった出版も実現。現在は出版を機に会社の許可を得て複業をしており、こうして自分が得意なタスク管理をテーマにセミナーも開催できるようになりました。

これも全て、タスク管理の考え方を理解し日々実践してきたからこそ実現できたと強く感じています。

実は昨年よりこのノウハウを２つのコミュニティで毎月、会社員やフリーランスの方々を対象に講座を開催してきました。受講者の皆さんからは「目から鱗が落ちた」などと好評でした。

また、今年の4月にはタスク管理の達人である大橋　悦夫さんの主催する「シゴタノ！」の「タスクカフェ」でも「残業ゼロのタスクシュート入門」というテーマで登壇し、受講者の方々から好評をいただきました。

以後、タスクカフェの非常勤講師をつとめています。

今年の4月に登壇した「残業ゼロのタスクシュート入門」についてはこちらをご覧ください↓

• タスクシュートで「残業ゼロ」を実現するための考え方とは？ | シゴタノ！

そこで今回はあなたが思う通りに時間を使えるようにために、タスク管理の基礎を2時間で効率よく学ぶ講座を開催することにしました。

一体どんな講座か。あなたもきっと気になることでしょう。

いいでしょう。今日は当日お話する講義内容を簡単にご紹介することにしたいと思います。

準備はいいですか？それでは早速まいりましょう。

そもそもなぜ思い通りに時間が使えないのだろう？

そもそも、なぜ「自分が思う通りに時間が使えない」ということが起きるのでしょう？あなたは考えたことがありますか？

その理由は以下の二つが考えられます。

• 計画に無理があって先送りしてしまうから。
• 自分の想像する予定通り時間が使えないから（例えば仕事が終わらない。突発的なことが起きる）。

では、この二つの問題を解決するにはどうしたらいいのでしょう？それがこの講座のゴールになるというわけです。

続けてみていきましょう。

この講座のゴールは？

この講座では、以下の２つがゴールとなります。

• 先送りしない計画の立て方を理解すること
• 予定通り時間が使えるようになるスキルを身につけること

それぞれについてみていきます。

先送りしない計画の立て方を理解する

先送りしない計画の立て方を理解するには、なぜ我々がタスクを先送りしてしまうのか。その理由を理解することがはじめの一歩になります。

先送りの原因としては、主に以下の３つが考えられます。

1. そもそも脳のエネルギーが不足している時
2. 計画自体に無理がある　
3. 目の前のタスクの負担が大きい時

一つずつ説明していきます。

1.そもそも脳のエネルギーが不足している

我々のいわゆる「意志力」は脳のエネルギーに左右されます。そして脳のエネルギーは起床してから、少しずつエネルギーを消費していきます。

つまり、朝は一番エネルギーに満ちており、夜にしたがって、枯渇していくということになります。すなわち、朝は先送りがしにくく、夜になればなるほどエネルギーが不足して先送りがしやすいということになります。

また、残っているエネルギーに対して、これからやろうとするタスクの負荷が大きいと先送りが発生します。

たとえばブログを書くというタスクはそれなりにエネルギーを消耗しますが、これを疲れ切った夜にやろうとすれば、「明日やればいいや」となるのは目に見えています。

つまり、やりたいことを確実に前に進めていきたいなら、午前中になるべくやりたいことをやることが大切ということになります。

2.計画自体に無理がある

先送りするもう一つの原因としてあげられるのは、そもそもあなたの計画に無理がある時です。

たとえば「今日は時間があるから、５時間ぶっとおしで仕事の企画書を作るぞ！」という人がいます。こういった計画をたてれば、まず確実に先送りがなされるのはあなたも日頃体感している通りです。

1日くらいならできるかもしれません。しかしこういった働き方をしていては、長期的に生産性を維持することはできません。

我々人間は機械ではありませんから、近いうちに反動がきて、だらだらと過ごす日々を送ることになるでしょう。

だからこそ、無理のない計画をたて、確実に実行していくことが大切になるのです。

3.目の前のタスクの負担が大きい時

先程の「５時間ぶっ通し企画」などが典型ですが、これからやろうとしているタスクがハードな場合、すなわち脳に負荷がかかることが予想される場合、先送りがされやすくなります。

これはいわゆる「心理的ハードル」が問題となってくるのです。こういう時は、タスクを小分けすることで解決します。

たとえば「セミナーの企画」という大きなタスクがある場合。

やることはたくさんあり、目の前が見えなくなります。そんな時は「まず会場を探す」という感じで、小さなタスクから解消していくように努めるのです。

タスクを先送りせずに取り組むためには、心理的ハードルいかに解消するかに意識を向けることが大切なのです。なぜなら、タスクは取り組んでさえしまえば、前に進んでいくものだからです。

その他にも心理的ハードルを下げる方法は以下のようなものがあります。

• タスクを箇条書きで「見える化」する。
• 5分だけやってみる。
• 「20分時間を使えばいい」というように、仕事を終わらせようとせずに取り組む
• 音楽を聴いたり、コーヒーを飲んで気分を変えてみて、リラックスする。

いかがでしょうか？ここまでが「先送りしない計画の立て方を理解する」というテーマです。

次は、「予定通り時間が使えるようになる方法」というテーマを簡単に説明していきましょう。

予定通り時間が使えるようになる方法:なぜタスクリストを作ったほうがいいのか

予定通り時間を使えるようになる方法はシンプルです。

端的にいえば、「適切な予定を作ればいい」ということになります。そしてそのためには、タスクリストを作ることが最も簡単な方法になります。

ところでなぜタスクリストを作った方がいいのでしょうか？

その理由は３つあげられます。

1つめ:脳のメモリの問題

脳は一時的に覚えておける容量に限界があります。これは簡単にいえば、一度にいくつかのことしか覚えておけないということです。

たとえばあなたが３つのことしか一時的に覚えておけないとしましょう。

家に帰って洗濯をする、お風呂を準備する、ブログを書く。そう考えていた矢先、奥さんから「ケーキ買ってきて！」と言われるとどうなるか。洗濯することを忘れてしまうというわけです。

これはたとえ話ではありますが、脳のメカニズムも容量こそ違うものの、このような仕組みになっています。あなたもこのたとえのように、やらなければならないことを忘れてしまったことは数多くあるのではないでしょうか。

その原因はこういった脳の仕組みにあるということなのです。

次にタスクリストを作る理由の二つ目。それは自分の本当の持ち時間を知るためです。

２つめ:自分の待ち時間を知るため

たとえば朝９時に会社に出社して、１８時に退社すると決めたとしましょう。そうすると、単純に考えると、９時間自由に使えると僕達はつい考えてしまいます。

しかし、現実にはどうでしょう。実は僕達が自由に使える時間は半分の時間もないのです。なぜだかわかりますか？

それはルーティンタスクにかかる時間と他人からの割りこみの時間を消費することを念頭に置いていないからです。

僕達は毎日違う仕事をしているわけではありません。むしろ大半の人の仕事はルーティンタスクが大きな割合を占めています。

そしてもう一つ忘れてはならないのが、電話や上司やクライアントの呼び出しなどの割りこみです。1日で全く割りこみがなく仕事を進めていけるという人はそうはいないでしょう。

こうして、一見９時間自由に使えるように見えても、ルーティンタスクと割りこみで時間を消費してしまうことを考慮すれば、実際にあなたが自由に使える時間は３時間程度しか残っていないということがありえるのです。

こういった現実を知るためには、タスクリストを作って、自分の本当の持ち時間が一体どれだけあるのか。少なくとも「見える化」することが大切になるのです。

さて、次です。タスクリストが必要となる3つ目の理由。

いきましょう。

３つめ:上から順番に取り組むタスクリストが先送りを防ぐ

３つ目の理由。それはタスクリストを作って、リスト通り上から順番に取り組んでいくことが、先送りを防ぐ有効な手段だからです。

たとえば一つの仕事を終えて、「次何をやろうかな」と考えた時、つい楽な仕事に手を伸ばしてしまう傾向にありませんか？

それによって、本当はやらなければならない重要な仕事を先送りしてしまったことがあなたにもあるはずです。

タスクリストを適切に作れば、上から順番にこなすだけでタスクがどんどん進んでいきます。

たとえば僕自身は毎日本の企画書の作成やセミナーの準備をしていますが、以下のようにタスクリストを作っています。

朝起床し、上から順番にこなしていく。そしてコーヒーを飲むことがスイッチとなり、やりたいことに確実に取り組んでいくことができるようになっているのでs。

いかがですか？

タスクリストをあなたが作った方がいい3つの理由を説明しました。

次はタスクリストを活用したタスク管理システムの全体像について説明しましょう。

タスク管理のシステムの全体概要を理解する

実はタスク管理では、二つのタスクリストを使います。一つはオープンリスト、もう一つがクローズドリストと呼ばれるものです。

オープンリストとは？

オープンリストとは、あなたがこれからやらなければいけない全てのタスクが書いてあるリストです。あなたがタスクとして認識したタスクは、一旦全てこのリストに記載されます。

たとえば僕はToodledoという無料のクラウドサービスをオープンリストとして使用しています。以下のようなイメージです。

オープンリストのポイントは、この時点では各タスクに優先順位などはつけられていないということです。単純に全てのタスクがリスト化されているということになります。

クローズドリストとは？

次にクローズドリストです。これは、文字通り制限があるリストを指します。もう少し簡単にいうと、今日やるタスクリストです。

オープンリストには全てのタスクが書かれており各タスクの優先順位はなく、時間の概念もありません。単なる膨大なリストです。

それに対して、クローズドリストは今日1日に行うタスクだけが記載されたタスクリストになります。24時間という時間の概念があるわけです。

つまり、わかりやすくいうとこういうことです。UNOのカード一枚が一つのタスクだとすると、左側がオープンリスト。タスクの集合体。

右側がクローズドリスト。三つだけ、今日やるタスクを選ぶ。それを下の段のツールでやっているということなんですね。

つまり、オープンリストにある全てのタスクから、今日1日やるタスクだけを抽出してきているのです。

クローズドリストとして使用しているのは、このブログでは度々説明しているタスクシュートというタスク管理ツールです。

こうしたタスク管理システムを構築できると、絶大な安心感を手に入れることができるのです。

オープンリストには全てのタスクがもれなく入っています。そしてその中から今日やるタスクだけを優先順位をつけてリスト化するのです。

そうすることで、はじめてあなたは今日やること（クローズドリスト）に集中することができるのです。

逆にいえば、こうしたタスク管理システムがないため、膨大な仕事量を目の前にして不安でいっぱいになってしまうのです。

どうですか？少しはタスク管理の考え方がわかってきましたか？

では早速ですから、最後に明日からあなたが具体的にどんなことをしたらいいか。

簡単なアドバイスをいたしましょう。

では、具体的に明日からどうするか

まずはタスクシュート的な仕事のやり方を実践してほしいと思っています。具体的には、朝出勤したら、1日の計画をたててから仕事をはじめる習慣を作るのです。

はじめのうちは、手書きの簡単なリストを作ればOKです。たとえば僕のメンターである吉越浩一郎さんのスタイルをオススメします。

以下の画像は吉越さんの著書「仕事が早くなるプロの仕事術より引用しています。

はじめはこうしてざっくりでかまいません。

とにかく計画をたて、実行する。この習慣をまずは作って欲しいと思うのです。そうすることで、今日やることが明確になり、生産性が劇的に高まることでしょう。

時間の記録もあわせて行う

そしてあわせて実行していただきたいのは、時間の記録です。全てのタスクの所要時間を記録するのが一番いいですが、いきなりそれはハードルが高いと思います。

であれば、少なくとも毎日ルーティンとして行なっているタスクと、割りこみの時間は記録を取るようにしてください。これは先程書いたように、自分の本当の持ち時間を知るためです。

時間の記録は紙でやってもいいのですが、けっこう手間がかかります。なので、スマホアプリなどのツールを使うことをオススメします。

一番オススメなのは、このブログでも再三お伝えしている「たすくま」というiPhoneでできるタスク管理ツールです。

• スマホでかんたんにタスク管理ができる！iPhoneアプリ「たすくま」でできる5つのこと – 「残業ゼロ」でハッピーに生きる

ただしたすくまはいきなり使いはじめるには少しハードルが高いかもしれません。

独学で学ぶと、それなりに時間がかかると思います。時間を短縮したい方は以下の講座を受講されることをオススメします。2時間で使えるようになりますよ。

• 明日から使える！タスク管理ツール「たすくま」入門講座-働く時間を減らして、自分の夢に時間を投資しよう！ - 滝川徹の「残業ゼロ」でハッピーに生きる | Doorkeeper

お申しこみはこちらからどうぞ！

はい。いかがでしたでしょうか。

この記事を読んだだけでも、明日から何をしたらいいか。具体的になったのではないでしょうか。

そしてこの講座では講義の最後に、ワークも取り入れます。講義で学んだことをふまえて、明日から行動するために何が必要か。一緒に考えていきましょう。

あ、参加された方はFacebookの非公開グループにもご招待します。一緒に学ぶ仲間も作っていきましょうね。

ということで、6人の少人数制の講座で人数は限られていますので、お早めにお申込みください。

• 明日から使える！自分の思い通りに時間を使えるようになりたい人のためのタスク管理入門セミナー - 滝川徹の「残業ゼロ」でハッピーに生きる | Doorkeeper

当日あなたにお会いできるのを楽しみにしています！！！