上司や同僚から依頼される仕事量が日々多すぎて、「こ、このままではいつか倒れちまうぜ‥」と悩んでいませんか？
こんにちは、残業ゼロサラリーマンの滝川です。
あなたのその気持ち、めっちゃわかりますよ！
「なんで俺ばっかり仕事やらなきゃいけねーんだよ」と心の中は威勢がいいのですが、上司や同僚を前にすると「‥わかりました‥」と思わず小さくつぶやいてしまいますよね。わかる、うんわかるよ。僕も以前はそうでした。
そんなちょっとチキンなあなたは、仕事を受けた時の「自分なりのチェックポイント」を作っておくといいですよ。
たとえば僕の場合、仕事を上司や同僚から依頼された時、以下の3点を考えるようにしています。
- どうやったらこの仕事を最短で仕上げられるか
- この仕事をやらずにすませる方法はないか
- この仕事を自分でやらずにすませる方法はないか
こんなことを現役サラリーマンという立場でブログに堂々と書いてる僕もどうかと思いますが（会社の人も僕のブログ知ってるからね！）、まぁ、説明していきましょう。
まず、「どうやったらこの仕事を最短で仕上げられるか」ですが、「この仕事の目的はなんなのか」、「何をクリアすることがこの仕事の要件なのか」を考えるようにしています。
この仕事の目的を達成するためにどんな作業が必要で、この仕事のどの部分が本質的に不要なのか。こういうところも考えています。
たとえば「会議の議事録を作れ」と言われたとしましょう。
そんな時は、議事録を作る目的から考えます。なぜなら同じ議事録作成でも、その目的によって仕事の仕上がりの質が全く異なってくるからです。
たとえば社内の偉い人に内容を共有するなら、ある程度丁寧にやる必要があるでしょう。同僚に共有するだけなら、会議のポイントが書いてあればいいわけです。箇条書きでもいいでしょう。
会社では一般的に「議事録を作ること自体」が目的という場合もありますから、そんな時はさらに手を抜きます精度を下げます。
仕事で重要なのは2割くらいですので、そのポイントを見極めて仕事をすることを意識するのです。
次に「この仕事をやらずにすませる方法はないか」を考えます。
いつも言っている気がしますが、仕事を効率化する最も簡単な方法は仕事を減らすことです。
なので、重要ではないと思う仕事は一旦引き受けて、塩漬けにできないか。いつも考えています。はい、しばらく置いておくということですね。
本当に必要な仕事なら、周囲からリマインドがきますから大丈夫です。少なくとも5年以上この手法を試していますが、問題になったことは一度もありません。
当たり前ですが失敗した時に超怒られる案件とかでこれを使っちゃダメですよ。慣れてくるまではダメージが少なそうな仕事からやってみるのがコツです。
「あれどうなった？」と聞かれたら、爽やかに「すいません、忘れてました」と謝りましょう。みんなやさしいから、きっと許してくれますよ。
最後の「この仕事を自分でやらずにすませる方法はないか」ですが、これもシンプルです。
あなたが組織に属しているなら、自分に割り当てられた仕事を全て自分で完結する必要はありませんよね。あなたの仕事はその仕事を終わらせることなわけですから。
なので、自分の労力を最小限におさえるためにどうしたらいいか考えるわけです。そのためには、他人に協力をお願いすることです。事務員さん、同僚、場合によっては上司。
あなたはその仕事の指揮をとることが仕事です。仕事を細分化して、できるかぎり色んな人に仕事をお願いできないか考えます。これが組織における役割分担だと僕は思います。
事務の方に手伝ってもらったり、他人が得意そうな仕事をお願いしてみましょう。僕の経験上、みんな快く手伝ってくれますよ。
ということで、いかがでしたでしょうか？
上司や同僚から依頼された仕事をクソまじめに全部きちんとやろうとすると、とても時間は足りません。どうやったら仕事の成果をおろそかにせずに、自分の仕事を減らせるか。ここに頭を使うようにしましょう。
今回書いたような自分なりのチェック項目があると、仕事はどんどん効率化していきます。まずは今回のチェックポイントを意識するようにしてみてください。
以下の記事も忙しいあなたの悩みを解決するヒントになると思いますから、是非読んでみてくださいね。
仕事を減らすためのマインドを身につけたい！という方は、受講者から大好評のこちらのセミナーもおすすめです。
今日はこの辺にしておきましょう。それでは、また！
（所要時間 50分）
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- 東証一部上場の金融機関で「残業ゼロ」を2016年4月から実践しています。セミナー講師。シゴタノ！主宰のワークショップの非常勤講師も務めています。詳しくはこちら
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