「仕事の生産性を高めて残業を減らしたい。でも一体どうやったらいいのだろう‥」と悩んでいませんか？

こんにちは！「残業ゼロ」サラリーマンの滝川です。

その気持ち、わかります。僕は現在東証一部上場の大手金融機関に勤務していますが、以前は朝の7時から夜の21時まで働いていた時期がありました。

その時はやってもやっても、仕事が減っていく実感は得られませんでした。まるでゴールがないマラソンです。「この苦しみはいつまで続くのだろう‥。早く定年をむかえたい‥」と本気で思っていたのです。

しかしそれから「残業を減らして、自分の人生を取り戻す！」と一念発起し、仕事術の本を読み漁りました。その数年後、僕は同じ会社で「残業ゼロ」の働き方を実現することができました。

2016年4月には、その経験から、シゴタノ！が主宰する「タスクカフェ」で「残業ゼロのタスクシュート入門」というテーマで登壇もしました。

• タスクシュートで「残業ゼロ」を実現するための考え方とは？ | シゴタノ！

生産性を高めて残業を「ゼロ」にする。

僕自身も昔はそんなことは到底不可能だと思っていました。しかし、ちょっとしたことをコツコツと習慣化していけば、必ず実現することができます。

そのためにはこのブログを継続的にこれから読んでいただくとして（笑）、今日は僕が生産性を高めるために工夫していることを7つの切り口で紹介したいと思います。

準備はいいですか？それでは早速まいりましょう。

1.わからないことはすぐ人に聞く

生産性を高める一つめのコツは、「わからないことがあったらすぐに人に聞くこと」です。これが生産性を高めることにつながることは、あえて説明するまでもないでしょう。

しかしそんなことしていたら、他人に迷惑をかけたり、嫌われる。あなたはきっとそう思ってるから、自分でなんとかしようとしてるのですよね。僕も昔はそうでしたから、よくわかります。

確かにむやみやたらと他人の時間を奪うのは感心できません。しかしたとえば、誰かがあなたの得意なことについて聞いてきて、その人の役に立てたら嬉しく感じませんか？嬉しいですよね。

つまり、「人に聞く＝迷惑」ではないということをまず理解する必要があります。先程の例のように、「人に聞く＝喜ばれる」ケースもあるからです。

ではどうしたら人に迷惑をかけずにすむのか？

それは「誰に聞くか」を工夫することです。具体的には、あなたが聞こうとしていることを得意な人に聞くようにします。

人は基本的に「人の役に立ちたい」と思っています。自分が得意なことを聞かれた場合、負担なく他人の役に立つことができるのであれば、他人に質問することでむしろ喜ばれるというわけです。他人から道を聞かれた時、すぐ答えられたら自分も嬉しいですよね。これと同じ理屈です。

一方、道を聞かれてすぐに答えられない場合、わざわざGoogleマップで調べたりするのは煩わしく感じますよね。こうして回答する側に負担がかかると、「迷惑」と捉えられる場合があるということです。

つまり、聞く相手に負担をかけない質問であれば、むしろ喜ばれる。そう思っておくことです。だからこそ、聞く相手をきちんと見定めることが大切なのです。

今日から仕事でわからないことは、その仕事が得意な人にすぐ聞くようにしてください。よほど忙しい時に声をかけなければ、きっと快くあなたに教えてくれると思います。是非トライしてみてください。

2.タスクを分割してから取り組む

生産性を高めるには、タスクを分割して取り組むことです。

たとえば会社で会議を企画する時、以下のようにタスクを分割することができます。

• 会議の目的を考える。

• 会議の議事を作成する。

• 上司と打ち合わせする。

• 会議の資料を作成する。

• 関係者に事前にメールする。

一方これが「会議を企画する」というタスクのままだと、「うわ、大変そう」と自分の中で心理的ハードルがあがってしまいますよね。その結果、タスクを先送りしてしまったりするのです。

また、タスクを分割する前だと仕事の見通しが見えないので、「この仕事は無事終わるのだろうか‥」と不安な気持ちのまま仕事に取り組むことになります。

そうすると、目の前のタスクに集中できないので、生産性が落ちるというわけです。大きなタスクを小さなタスクに分割し小分けすることで、心理的ハードルが下がり、タスクに着手しやすくなります。

また仕事が「見える化」することで、仕事の進捗も把握しやすくなります。その結果、安心して目の前の仕事に集中できるのです。

「なかなか手がつけられないなぁ」と困っているタスクはまず分解することからはじめてみてください。

漫然と抱える不安がスッキリし、驚くほど仕事に着手しやすくなりますよ。

3.仕事の目的を明確にする

生産性を高めるには、仕事の目的を明確にすることです。ようするに「なんのためにこの仕事をするのか」を考えることです。

たとえば会社の上司から、「取引先との面談の議事録を作れ」と言われたとしましょう。その場合、その議事録が何のために必要なのか。その目的をまず考えるのです。

議事録の目的が「面談の内容を上司がきちんと把握しておきたいから」であれば、それなりの精度で作ったほうがいいでしょう。

しかし、会社では往々にして「慣習」で作成を命じられることがあります。つまり、「議事録を作成すること」が目的となっている場合があるのです。

上司は議事録を作成したかどうかはチェックするが、中身は全く見ていないなんてことがありえます。この場合、一生懸命時間をかけるのはムダですので、形式だけ整えて議事録として提出すればいいわけです。

これを意識するだけで今まで1時間かけて作成していた議事録作成というタスクが、20分に短縮することもできます。

仕事の目的を明確にすれば、他の仕事もいくらでも効率化することができます。生産性を高める大きなポイントですので是非意識してみてください。

4.とりあえず5分だけやってみる

生産性を高めるには、なかなか手がつけられない仕事に「5分だけやってみる」とルールを作って取り組む習慣を作ることです。

「電話をかける」などのシンプルなタスクは別として、報告書を作ったり、イベントを企画するなどそれなりに時間がかかりそうなタスクを目前にすると、多くの人は現実逃避をしてしまうものです。

急に意味もなくメールチェックをはじめたり、スマホでTwitterを見てしまい、気がつけば時間が経っていた。そんな経験は、あなたにもきっとあるはずです。

そんな時はまず5分だけそのタスクをやってみましょう。そうすることで、まず仕事に取り組むハードルが下がり、そのタスクに着手しやすくなります。

そして、5分取り組むだけでも、そのタスクの全体像がぼんやりと見えてきます。そうすると、「このタスクはこのくらいかかりそう」と見通しが見えるので、次回からそのタスクに取りかかりやすくなるのです。

この「5分だけやってみる」の効果については、タスク管理の巨匠である佐々木正悟さん、大橋悦夫さんも共著の「スピードハックス仕事術」で以下のように書かれています。

「 ５分経ったらやめてもよい 」というル ールを設定することによって 、結果として手がつけやすくなるのです 。現実逃避をしてしまう原因の一つとして 、 「やらなければならないことはわかっているが 、どこから手をつけてよいのかわからない 」という 〝のっぺらぼう 〟に対する恐怖心があると考えられます 。たくさんの仕事を抱えている場合でも 、それぞれ仕事の 〝目鼻立ち 〟さえはっきりさせておけば 、プレッシャ ーは緩和され 、安心して今集中すべき仕事に取り組むことができるようになるでしょう。

なかなか手がつけられないタスクを目前にしたら、まず「5分だけやってみる」を口癖にして、取り組んでみるようにしましょう。

5.仕事を予定化する

生産性を高めるには、仕事を予定化（スケジュールに組みこむ）することです。

「集中して仕事ができている」と感じた時に、同僚から声をかけられて集中が途絶えた経験は誰にでもあるでしょう。

こうして作業を中断すると、元の集中した状態に戻るまで平均して23分15秒かかるという研究結果もあります。つまり、中断される回数を減らすことが生産性を高めるためには重要であることがわかります。

だからこそ、自分の仕事を「予定化」してしまうのです。

たとえば社内の会議や人と会う場合は、そのスケジュールが他の仕事よりも優先されますよね。会議中に、よほど緊急でなければ他の仕事が割り込む余地はないわけです。

それと同じように、たとえば「10時から12時までは企画書を作る時間」などと、自分の仕事の予定もスケジュールに組みこんでしまうのです。その時間は同僚から声をかけられても、「緊急でなければ、後にしてほしい」と伝えるようにします。

その他にも、メールがきてもその時間ですぐにチェックしないなど、工夫するのです。場合によっては会議室や喫茶店に場所を変えて仕事をしてもいいかもしれません。

そうすることで、目の前の仕事に集中でき、結果的に早く仕事を終わらせることができるのです。

6.仮眠と7時間睡眠で常にハイパフォーマンスを発揮する

生産性を高めるには、睡眠をうまく活用することです。

まずは、仕事の合間に仮眠をとることです。僕自身は、昼休みに20分程度デスクの上で昼寝をするようにしています。

仮眠の効果については、リチャード・ワイズマン氏が著書「よく眠るための科学が教える10の秘密」で以下のように述べています。

Ｎ Ａ Ｓ Ａの研究によれば 、パイロットがコックピットで二五分仮眠をとると もちろん 、操縦は副操縦士にまかせて 、仮眠をとらないパイロットに比べ 、反応力が三五パ ーセント 、集中力が二倍高まっていた

同書には、机に突っ伏して寝るだけでも十分効果があると書かれています。

また、当たり前ではありますが、毎日しっかり寝ることです。僕自身は毎日7時間以上寝ることを心がけています。

「よく眠るための科学が教える10の秘密」には、グレゴリ ー ・ベレンキ ーとそのチームが行った実験をふまえ、7時間以上寝ることの大切さを説いています。

その実験の内容とは、簡単に言えば、集めた参加者を4つのグループに分け、それぞれ9時間、7時間、5時間、3時間と寝てもらい、簡単な作業をしてもらったものです。

その実験結果をふまえ、同書では以下のように睡眠の効果について書いています。

わずか二 、三日でも睡眠時間が七時間以下になると 、脳の活動は不活発になる 。しかも悪いことに 、体は元気なので 、本人は脳の活動が低下したことに気づかない 。だが 、この程度の睡眠不足が数日続いただけで 、あなたは事故を起こしやすい状態に変わるのだ。

僕自身も昔そうでしたが、5,6時間睡眠でも慣れてしまえば自分は元気だと自覚してしまうものです。しかし、本当はあなたのパフォーマンスには大きな影響を与えているのです。

厳密には、ベストな睡眠時間というものは人それぞれです。しかしまずは毎日7時間睡眠を目指してみてください。

7.休憩を定期的にとって集中力を取り戻す

生産性を高めるには休憩をうまく活用することです。

昔の僕もあまりにも忙しくて、昼休みもろくに取らずにぶっ通しで仕事に取り組んでいました。しかし、人間の集中力はそんなに持続しないのです。

医師であり、ハーバード大学医学部客員教授の根来秀行さんも「老けない、太らない、病気にならない２４時間の過ごし方」でそのことについて言及しています。

八〇〜一〇〇分と個人差はありますが、集中していい仕事をしたいなら九〇分くらいで区切りをつけ、切り上げるか休憩しましょう。無闇に三時間、四時間と続けてやるよりはかどります。

僕自身も現在は90分に１回、5分〜10分程度休憩を取るようにしています。体感としても、今のほうが生産性高く仕事ができています。

仕事の生産性は「集中力×時間」で決まるのです。忙しくても90分に一回は休憩をとるようにしましょう。

先程ご紹介した「スピードハックス仕事術」でも、休憩の効用についてある人物のワークスタイルを例に以下のように書いています。

スティ ーブは 、仕事からストレスを受けてはいますが 、それが大きくならないうちにさっさと回復しています 。こうすることで 、また仕事に取り組む意欲を取り戻すことができているわけです 。短期的には効率が悪いように見えますが 、長い目で見るとスティ ーブが最もスピ ーディ ーに仕事をしていることになります

忙しいとつい仕事に手をつけたくなる気持ちはわかりますが、生産性を意識して是非90分に一回は外の空気を吸いにいってください。

さて、仕事の生産性を高める7つのコツ、いかがでしたでしょうか？

生産性が高い人達は、こうした小さなコツを確実に実行している人達なのです。どれか一つからでもかまいません、あなたも今日から早速実践してみてください。

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今日はこれくらいにしておきましょう。それでは、また！