毎日山のようにメールがきて、受信トレイがメールでいっぱいでストレスも溜まっていませんか？
こんにちは！「残業ゼロ」サラリーマンの滝川です。
メールの受信トレイがいっぱいだと、仕事が溜まっている感満載で、圧迫感を感じますよね。
僕も昔は受信トレイにメールがあまりにも溢れかえっていて、「コンピューターウィルスか何かでこのメールが全部消えてくれないかな‥」と遠い目をしながらいつも願っていました。
そんなよくわからない願望を持っていた僕も、今は受信トレイが常に「ゼロ」に保てるようになりました。
そう。メールの受信トレイはゼロを保つことができるんです。一体どうやって‥？
受信トレイをゼロに保つコツは以下の3点です。
- メールチェックは一日2回、15分ずつに制限する
- 受信したメールはその場で仕分けする
- 返信に時間がかかるメールは印刷して「タスク化」する
実はそんなに難しいことはやっていないんです。コツは処理をするルールを自分で決めて、それを守っていくことです。
それでは受信トレイをゼロにする三つのコツ。説明していきましょう。準備はいいですか？
それでは早速まいりましょう。
一つめのコツ:メールチェックは一日2回、15分ずつに制限する
一つめのコツはメールチェックの回数と時間を制限することです。
最近ご紹介してる「あなたの一日は27時間になる。」の著者木村聡子さんも以下のように述べています。
私は 、メールを確認して返信をする 「へんしんタイム 」を午前に 2 0分 、午後に 2 0分設けています 。 １日２回時間を決めて対応をすれば 、1 2時間以内には返信ができるわけですから 、相手も 「放置されている ！ 」とは思わないでしょう 。
忘れてはいけないのが、メールをチェックするということは、「今日やる仕事が増える」ということです。
大好きなメルマガを読んでるだけならいいのです。しかしあなたのメールにはたくさんの仕事の依頼がくるはずです。返信もしなくてはいけない。
一方、それらの仕事は今日中にやらなければならない仕事ではないはずなのです。であれば、優先すべきはメールで到着した新しいタスクやメールの返信ではなく、今朝あなたがやろうと決意した仕事達なのです。
重要で緊急なタスクはメールではきません。今日やらなければならない仕事を片づけることを優先するために、メールチェックに回数と時間を制限するのです。
そうすることで、不要な残業をする必要がなくなるのです。
二つめのコツ:受信したメールをその場で仕分けする
メールチェックの際は、すぐに返信できるものを除き、メールチェックに専念することが大切です。つまり、返信に時間がかかる場合や、じっくり読むメールは後でやるということです。
受信トレイを常にゼロにするコツの二つめはメールをその場で「仕分け」することです。
たとえば僕の場合、受信したメールに対し以下のように対処します。
- すぐに返信する
- 不要なメールとして削除する
- 必要なメールや不要か迷うメールは別フォルダに移して保存する
- 返信に時間がかかるものやじっくり読みたいメールは印刷して別フォルダに移す
要するに、読んだメールは即削除するか、別フォルダに移してしまうのです（別フォルダは「INBOX」などの名称にしておきます）。だからこそ、常に受信トレイを空に保つことができるのです。
最後に、返信に時間がかかるものや、じっくり読みたいメールを印刷して別フォルダに移すことについて説明しましょう。
三つ目のコツ:返信に時間がかかるメールは印刷して「タスク化」する
メールの返信に時間がかかる場合や、じっくりそのメールを読みたい場合は、それらをひとつのタスクと考え、印刷するようにしています。
メールを印刷し、クリアファイルに入れて一つのタスクにしてしまうのです。そしてその日ではなく、翌日以降に返信したり、読むことが多いです。
メール自体は印刷してすぐに別フォルダに移しています。そうすることで、常に受信トレイを空にすることができるのです。
これだけで、仕事からの圧迫感から解放されるというわけです。
まとめ
ということで、簡単にまとめます。受信トレイを常にゼロにして、メールのプレッシャーからストレスフリーになるためのコツは３つです。
一つめはメールチェックの回数と時間を制限することです。
一日2回、15分ずつを推奨します。メールチェックにより、今日やる仕事を余計に増やさないことです。それより、本来今日やろうと思っていた仕事を片づけることに集中しましょう。
二つめは、受信トレイにきたメールはその場で仕分けしてしまうことです。すぐに削除するか、別フォルダに移すことです。
そうすることで、常に受信トレイを空にすることができます。そのメールが今後自分にとって必要か必要ではないかで判断をするようにしましょう。
三つめは、対処に時間がかかるメールは印刷してタスク化してしまうことです。
印刷して、受信トレイからひとまず別フォルダに移してしまうのです。印刷したものはクリアファイルに入れて、急ぎでなければ明日以降一つのタスクとしてとりかかります。
いかがでしたか？
あなたの受信トレイが空になり、あなたがストレスフリーになることを願っています。
印刷したタスクをどう管理するかもあなたには是非知っておいてほしいと思います。以下の記事も読んでみてください。
今日はこの辺にしておきましょう。それでは、また！
投稿者プロフィール
- 東証一部上場の金融機関で「残業ゼロ」を2016年4月から実践しています。セミナー講師。シゴタノ！主宰のワークショップの非常勤講師も務めています。詳しくはこちら
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